Quy trình để tổ chức hoàn thiện một chiến dịch roadshow sự kiện bao gồm khá nhiều công đoạn. Nếu không có sự liên kết giữa các bộ phận, kinh nghiệm tổ chức, chiến dịch của bạn rất dễ xảy ra sai sót, làm giảm đi hiệu quả và lãng phí cả ngân sách đầu tư.
Nội dung chính
Ẩn
Những sự kiện nào nên tổ chức roadshow quảng cáo?
Roadshow gây ấn tượng bởi đoàn phương tiện nối đuôi nhau chạy trên đường phố. Các phương tiện được trang trí ấn tượng, bắt mắt, cùng đội hình PG, PB ăn mặc nổi bật nên rất nhanh chóng gây được sự chú ý. Roadshow trở thành hình thức quảng cáo ngoài trời được rất nhiều các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Trong số đó, các chương trình, sự kiện để thu hút đông đảo người tham gia cũng rất ưa chuộng hình thức này.
Roadshow sự kiện được tổ chức phù hợp cho nhiều quy mô chương trình từ nhỏ tới lớn. Ví dụ như: sự kiện khai trương, khánh thành cửa hàng, công ty; sự kiện khuyến mãi; sự kiện âm nhạc, hội thảo, hội chợ,…
Roadshow sự kiện tạo ra ấn tượng manh, tác động nhanh tới lượng khách hàng đông đảo. Và nếu bạn biết được những bí quyết dưới đây thì tỉ lệ thành công của chiến dịch roadshow sẽ còn tăng thêm gấp nhiều lần.
Bí quyết tổ chức roadshow sự kiện hiệu quả
Với kinh nghiệm tổ chức roadshow sự kiện qua nhiều năm, có cơ hội được đồng hành với nhiều nhãn hàng, tổ chức các chiến dịch có quy mô từ nhỏ đến lớn, Sixth Sense Media đã rút ra được 7 vấn đề cần quan tâm khi sử dụng roadshow quảng cáo như sau:
1. Lựa chọn phương thức triển khai
Roadshow quảng cáo hiện nay được tiến hành bằng nhiều loại phương tiện khác nhau như: roadshow xe đạp, roadshow xe máy, roadshow ô tô, luxury roadshow,… Tùy theo quy mô sự kiện và mức độ phù hợp với chương trình mà bạn hãy lựa chọn loại phương tiện phù hợp nhất.
Ví dụ: Roadshow sự kiện quy mô nhỏ mừng khai trương cửa hàng thực phẩm có thể sử dụng roadshow xe đạp với kinh phí phải chăng. Còn nếu các roadshow sự kiện quy mô lớn, của thương hiệu cao cấp thì bạn có thể nâng tầm lên dùng roadshow xe mui trần, hoặc roadshow xe Jeep cho đặc biệt.
Ngoài việc tổ chức roadshow bằng một đoàn phương tiện giống nhau, bạn có thể kết hợp nhiều phương tiện trong cùng một đoàn xe để tạo sự khác biệt, phần nào giảm bớt kinh phí.
Ví dụ: Tổ chức roadshow bằng xe ô tô 45 chỗ dẫn đầu và đoàn xe máy chạy theo sau.
Roadshow xe mui trần kết hợp roadshow xe đạp
2. Xây dựng lộ trình chạy roadshow sự kiện
Hãy xác định rõ về khu vực truyền thông mục tiêu. Có một số lưu ý khi xây dựng lộ trình roadshow sự kiện đi qua là:
- Lộ trình phải phù hợp với phương tiện chạy quảng cáo. Ví dụ: bạn không thể cho đoàn roadshow xe đạp di chuyển với khoảng cách quá dài được. Còn khi chạy roadshow ô tô thì phải tránh các tuyến đường cấm hoặc cấm theo khung giờ cụ thể để có phương hướng điều chuyển cho hợp lý.
- Nên chọn các tuyến đường có lưu lượng giao thông cao để tăng hiệu quả hiển thị. Nhưng nếu sử dụng phương tiện cỡ lớn, đừng chạy vào tuyến đường quá nhỏ, bởi nếu đoàn xe gây ra ách tắc giao thông có thể sẽ gây khó chịu lớn đến người tiếp nhận, làm giảm thiện cảm với thương hiệu.
- Roadshow sự kiện chạy ở quy mô rộng thì tốt nhưng đừng làm “loãng” chiến dịch. Điều đó có nghĩa là đoàn xe chạy quảng cáo nên có sự di chuyển qua lại nhiều lần trong khu vực truyền thông, để khách hàng bắt gặp đi bắt gặp lại nhiều lần thay vì mỗi lần lại chạy một tuyến đường khác biệt.
3. Thời gian hoạt động quảng bá
Roadshow sự kiện nên được tổ chức trong 3 ngày liên tục để gia tăng ấn tượng, khả năng ghi nhớ, tiếp cận được nhiều người xem hơn. Bạn nên chia chạy quảng cáo theo các khung giờ sáng – chiều – tối, chọn thời gian cao điểm, tạo ra nhiều cơ hội truyền thông tới nhiều nhóm đối tượng khách hàng.
4. Trang trí phương tiện roadshow sự kiện
Roadshow sự kiện dĩ nhiên sẽ gây nổi bật nhất về cách thức trang trí phương tiện. Nên chọn phương tiện có màu sơn xe nổi bật, dễ gây chú ý. Còn nếu thiết kế maquette quảng cáo dán trên xe cần có sự sáng tạo, ý tưởng độc đáo nhưng trình bày với bố cục dễ nhìn, dễ đọc, dễ hiểu.
Roadshow sự kiện có mục đích là gây ấn tượng nhanh, vì thế bạn chỉ cần truyền tải thông tin thiết yếu nhất đến khách hàng mà thôi.
5. Đội ngũ nhân sự
Để tiến hành một chiến dịch roadshow sự kiện sẽ cần đến những nhóm nhân sự sau đây:
- Đội nhóm tổ chức: thuê xe, in ấn, sản xuất, trang trí phương tiện, lập lộ trình, thời gian, đào tạo đội PG, PB, tài xế, xin giấy phép,…
- Đội PB, PG: lựa chọn theo ngoại hình, gương mặt tươi tắn, dễ tạo thiện cảm, sức khỏe tốt và quan trọng là đảm bảo tính kỷ luật.
Bạn nên tìm thuê các đơn vị có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm. Ngoài việc đảm bảo hiệu quả, sự ổn định cho đoàn xe chạy, họ sẽ biết cách để xử lý các tình huống bất ngờ trên đường.
6. Thủ tục pháp lý chạy roadshow sự kiện
Tất cả các chương trình roadshow quảng cáo, bao gồm cả roadshow sự kiện đều phải có giấy phép tổ chức. Bên cạnh đó, hãy chủ động liên hệ trước với các cơ quan chức năng ở những đoạn đường đoàn xe đi qua để tránh bị dừng lại, làm chậm trễ chiến dịch.
7. Điều hành, tổ chức roadshow quảng cáo
Trong suốt quá trình đoàn xe chạy, cần phải có đội nhóm đi theo quản lý, giám sát, đảm bảo đoàn xe chạy đúng lộ trình, thời gian, tốc độ và xử lý những sự cố phát sinh.
Có thể thấy, để lên kế hoạch, chuẩn bị và tổ chức một roadshow sự kiện không hề đơn giản. Đem lại hiệu quả cao nhưng chi phí tổ chức cũng không hề nhỏ. Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn có thể gặp phải khá nhiều tình huống bất ngờ và khó đưa ra cách giải quyết hợp lý.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, Sixth Sense Media có thể hỗ trợ các nhà đầu tư hoàn thành một chiến dịch roadshow sự kiện hiệu quả từ A – Z. Cam kết từ chất lượng, tiến độ, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, chịu trách nhiệm về pháp lý, cho đến mức báo giá cạnh tranh đi kèm nhiều ưu đãi hấp dẫn nhất cho doanh nghiệp!
Liên hệ ngay với chúng tôi khi bạn có ý định tổ chức roadshow quảng cáo ở bất cứ tỉnh, thành phố nào trên cả nước nhé!
Công ty CP Truyền thông Giác quan Thứ Sáu – SIXTH SENSE MEDIA
VP Hà Nội:
Địa chỉ: Tầng 3, số 6 Nguyễn Công Trứ, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tel: (0243) 237 3692
Hotline: 0982 513 898
VP Hồ Chí Minh:
Địa chỉ: 459 Sư Vạn Hạnh, P.12, Q.10, TPHCM
Tel: (08) 88 589 489
Hotline: 0934 519 516
Email: contact@ssm.vn